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Atualmente é difícil encontrar alguém que relate estar com tempo livre ou que não se sinta sempre com falta de tempo para todas as atividades que precisa realizar. Parece que todos gostariam de ter mais horas em seus dias, para conseguir dar conta de todos os compromissos.

O fato é que, se conseguíssemos adicionar mais em horas em nosso dia, provavelmente continuaríamos com tarefas pendentes e com a sensação que ainda nos falta tempo.

Pesquisas realizadas pela Organização Internacional do Trabalho – OIT indicam que a produtividade dos brasileiros vêm caindo, quando comparada à produtividade de outros países, como EUA e Alemanha, por exemplo.

Um dos pontos centrais que nos chama a atenção é que nós trabalhamos em média 2.023 horas por ano, enquanto que os americanos trabalham anualmente em média 1.790 horas. O que faz com que os brasileiros trabalhem mais horas e produzam menos?

As pesquisas apresentam alguns fatores importantes para isso, dentre eles estão o baixo nível educacional do país e a média de horas que um trabalhador brasileiro recebe de treinamento (qualificação). Um americano recebe em média de 120 a 140 horas de treinamento por ano, enquanto que um brasileiro recebe 30 horas/ano, aproximadamente.

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Além destes aspectos, destaco uma questão cultural do nosso país que contribui para a baixa produtividade e que está diretamente relacionada à gestão do tempo: dificuldade de manter o foco em determinada atividade ou situação. Mais importante do que a quantidade de horas que trabalhamos é a qualidade dessas horas trabalhadas.

Arrisco-me a dizer que, se conseguíssemos melhorar a nossa gestão do tempo e ampliar a nossa capacidade de foco, aumentaríamos nossa produtividade anual e nos sentiríamos menos exaustos diariamente.

Técnicas de gestão do tempo

Existem diferentes técnicas e ferramentas voltadas à gestão do tempo, desde recursos tecnológicos até às velhas agendas de papel. Não existe uma melhor que a outra, isto porque cada pessoa funciona de uma determinada maneira. Deste modo, a melhor ferramenta é aquela que se adequa melhor às suas necessidades.

Independente da ferramenta, os princípios para se gerir produtivamente o tempo são os mesmos:

1. Identificar e listar as atividades, tarefas, demandas e solicitações do dia, semana, mês e ano;

2. Priorizar, ou seja, colocar em ordem de importância e de urgência cada atividade pendente, considerando o prazo e o impacto de cada tarefa e não a sua vontade pessoal em realiza-las

3. Escrever/anotar o seu planejamento de compromissos e tarefas, na(s) ferramenta(s) escolhida(s) por você. É essencial para aumentar o seu comprometimento com o que planejou registrá-lo em meio físico ou virtual, de forma que não fique apenas “na sua cabeça”.

4. Consultar e cumprir o planejamento, diariamente ou conforma a frequência das tarefas listadas;

5. Assinalar as atividades realizadas, seja deletando-as ou marcando “ok”. É muito importante registrar o que você já realizou para que você se sinta motivado e produtivo;

6. Acompanhamento e avaliação contínua do processo. Avalie se você está conseguindo cumprir com o planejado. Identifique o que está te atrapalhando no processo e faça ajustes na gestão do tempo, caso seja necessário.

Uma ferramenta que considero funcional e completa é o Bullet Journal,  criando pelo americano Ryder Carroll. Assim como todos os métodos, tem alguns aspectos que podem desagradar alguns, mas trata-se de uma metodologia que vale a pena conferir e realizar adaptações para que se torne mais adequada às suas necessidades.

Gerir bem o nosso tempo contribui diretamente para nossa qualidade de vida, satisfação pessoal e profissional e saúde psicológica, emocional e relacional. Ser produtivo é também se sentir feliz.